Een factuur versturen lijkt simpel, maar de Belastingdienst stelt strenge eisen aan wat er precies op moet staan. Ontbreekt een verplicht gegeven, dan loop je het risico dat je klant de btw niet kan terugvragen en dat je zelf een naheffing krijgt. Als zzp’er of mkb’er wil je dat uiteraard voorkomen.
In dit artikel zetten we alle verplichte factuurgegevens op een rij, leggen we de regels rondom factuurtermijnen, bewaarplicht en de Kleine Ondernemersregeling (KOR) uit en laten we zien wat de meest gemaakte fouten zijn. Na het lezen stel jij elke factuur foutloos op.
In het kort
- Een geldige factuur bevat minimaal 13 verplichte gegevens, waaronder je btw-id, KvK-nummer en een doorlopend factuurnummer.
- Je moet een factuur uitreiken binnen 15 dagen na de maand waarin je de dienst hebt geleverd of het product hebt verkocht.
- Facturen bewaar je verplicht zeven jaar voor de Belastingdienst, elektronische facturen en digitale administratie ook.
- Gebruik je de KOR? Dan zet je geen btw op je factuur, maar vermeld je wel ‘btw vrijgesteld op grond van de Kleine Ondernemersregeling’.
Wat staat er verplicht op een factuur?
De wet schrijft exact voor welke gegevens een factuur moet bevatten. Ontbreekt een element, dan is de factuur juridisch onvolledig en kan je klant de btw niet in aftrek brengen. Voor jou als ondernemer betekent dat gedoe bij een eventuele controle door de Belastingdienst. Het is dus geen overbodige luxe om dit goed te regelen, maar een harde eis.
In de tabel hieronder staan alle verplichte factuuronderdelen voor de standaard btw-factuur. Voor kleine bedragen tot 100 euro (incl. btw) gelden vereenvoudigde regels, maar voor zakelijke facturen hou je altijd de volledige lijst aan. Controleer bij elke nieuwe factuursjabloon of alle velden aanwezig zijn, ook als je werkt met een factuurprogramma.
| Verplicht gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Volledige naam en adres (jij) | Handelsnaam of statutaire naam, inclusief straat, postcode en woonplaats. |
| Volledige naam en adres (klant) | Exacte naam en vestigingsadres van de afnemer. |
| KvK-nummer | Je inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel. |
| Btw-identificatienummer (btw-id) | Je btw-id in de notatie NL000000000B01. |
| Doorlopend factuurnummer | Uniek, opeenvolgend nummer per factuur (eigen nummering mag, mits aaneengesloten). |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt, niet de leverdatum. |
| Leverdatum of leverperiode | Datum of periode waarop je de dienst of het product hebt geleverd. |
| Omschrijving van de prestatie | Duidelijke beschrijving van de geleverde dienst of het product. |
| Hoeveelheid of omvang | Aantal uren, stuks, licenties of ander meetbaar volume. |
| Prijs per eenheid excl. btw | Eenheidsprijs zonder btw vermeld, kortingen ook apart. |
| Btw-tarief (0%, 9% of 21%) | Toepasselijk tarief, apart per tarief als je meerdere tarieven factureert. |
| Btw-bedrag in euro’s | Het bedrag aan btw in absolute euro’s, per tarief. |
| Totaalbedrag incl. btw | Het eindbedrag dat de klant verschuldigd is. |
In welke stappen stel je een factuur op?
Met de verplichte gegevens in de hand is een factuur opstellen een kwestie van een vaste volgorde aanhouden. Doe je dit consequent, dan verloopt je facturatieprocedure sneller en maak je minder fouten. Een factuurprogramma automatiseert de meeste stappen, maar het is goed om het proces ook handmatig te begrijpen zodat je controle houdt over wat er verstuurd wordt.
- Vul je eigen bedrijfsgegevens in: naam, adres, KvK-nummer en btw-id.
- Vul de klantgegevens in: volledige naam, adres en btw-id (bij zakelijke klanten).
- Geef het volgende factuurnummer uit uw doorlopende reeks.
- Noteer de factuurdatum en de datum of periode van levering.
- Beschrijf de geleverde dienst of het product, inclusief hoeveelheid en prijs per eenheid excl. btw.
- Bereken het btw-bedrag per tarief en tel op tot het totaalbedrag incl. btw.
- Vermeld de betalingstermijn (standaard 14 of 30 dagen) en je bankrekeningnummer.
- Sla de factuur op als PDF en stuur hem naar de klant, bewaar een kopie in je eigen administratie.
Factuurtermijn en bewaarplicht: de deadlines die je niet mag missen
Je bent wettelijk verplicht om je factuur uit te reiken binnen 15 dagen na afloop van de kalendermaand waarin je de levering hebt verricht. Lever je op 8 juni, dan moet de factuur uiterlijk op 15 juli verstuurd zijn. Voor intracommunautaire leveringen (goederen naar een andere EU-lidstaat) gelden deels afwijkende termijnen, maar voor het merendeel van de zzp-diensten is de 15-dagenregel leidend.
Naast de uitreikplicht geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor alle facturen, zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt. Digitale facturen mag je digitaal bewaren, maar ze moeten wel raadpleegbaar en authentiek zijn. Zorg dus voor een betrouwbare back-up van je digitale administratie. Hoe je een nette administratie koppelt aan je bankrekening lees je bij het onderdeel een zakelijke rekening vergelijken.
Btw op je factuur: tarieven, KOR en creditfacturen
Nederland kent drie btw-tarieven: 21% (standaard, voor de meeste goederen en diensten), 9% (verlaagd, voor voeding, medicijnen en boeken) en 0% (voor export buiten de EU en intracommunautaire leveringen). Welk tarief van toepassing is, hangt af van wat je levert. Twijfel je? Raadpleeg de Belastingdienst voor de actuele tarievenindeling.
Maak je gebruik van de Kleine Ondernemersregeling (KOR)? Dan ben je vrijgesteld van btw als je omzet in een kalenderjaar onder de 20.000 euro blijft. Je rekent geen btw aan je klanten, maar je mag ook geen btw terugvragen op je inkopen. Op je factuur schrijf je in dat geval: ‘btw vrijgesteld op grond van de Kleine Ondernemersregeling’. Laat je btw-id in dat geval weg of vermeld het met de aanduiding dat de KOR van toepassing is.
Een creditfactuur stuur je als je een eerder gestuurde factuur wilt corrigeren of annuleren, bijvoorbeeld omdat een klant goederen heeft geretourneerd of omdat er een fout in het bedrag stond. Op de creditfactuur vermeld je een negatief bedrag en je verwijst altijd naar het nummer van de originele factuur. Zo is de relatie tussen beide documenten traceerbaar voor jou en voor de Belastingdienst. Vergeet ook niet de btw op de creditfactuur aan te passen in je btw-aangifte: lees daarvoor onze gids over de btw-aangifte.
- 21% btw: standaard tarief voor de meeste diensten en goederen
- 9% btw: verlaagd tarief (voeding, medicijnen, boeken, kappers)
- 0% btw: export buiten de EU en intracommunautaire leveringen
- KOR: geen btw op factuur, maar ook geen btw-aftrek op inkopen
- Creditfactuur: altijd verwijzing naar het nummer van de originele factuur
Factuur versus kwitantie en bon: wat is het verschil?
Een factuur, een kwitantie en een kassabon lijken op elkaar, maar ze dienen een ander doel en stellen andere eisen. Een factuur is een betalingsverzoek dat je stuurt voordat (of op het moment dat) de klant betaalt. Hij bevat alle verplichte btw-gegevens en is het officieel document voor de boekhouding van beide partijen.
Een kwitantie bewijst dat een betaling al heeft plaatsgevonden. Je geeft een kwitantie af nadat de klant heeft betaald, bijvoorbeeld bij contante transacties. De kwitantie bevat minder wettelijk verplichte gegevens dan een factuur en geldt niet als btw-document voor je klant. Een kassabon is de geautomatiseerde versie van een kwitantie, zoals je die bij de supermarkt ontvangt. Voor de btw-aangifte van je klant heeft een bon geen waarde: daarvoor is altijd een volledige factuur nodig. Wil je als zzp’er of mkb’er zakelijk waterdicht zitten, stuur dan altijd een factuur met alle verplichte gegevens, ook bij kleine bedragen.
Veelgemaakte fouten bij het factureren
Zelfs ervaren ondernemers maken fouten bij het opstellen van facturen. De meeste fouten zijn eenvoudig te voorkomen als je een vast sjabloon gebruikt en een checklist afvinkt voor je verstuurt. Hieronder staan de meest voorkomende valkuilen zodat jij ze kunt vermijden.
Een ontbrekend btw-id is veruit de meest gemaakte fout: het btw-id is een verplicht gegeven op elke btw-factuur en zonder dit nummer kan je klant de btw niet terugvragen. Een tweede veelvoorkomende fout is een onduidelijke of te vage omschrijving, zoals ‘werkzaamheden’ zonder verdere toelichting. De Belastingdienst eist dat de aard van de prestatie voldoende duidelijk is uit de omschrijving. Zorg er tot slot voor dat je factuurnummers altijd doorlopend zijn: een gat in de nummering wekt argwaan bij een boekenonderzoek en kan leiden tot extra vragen.
- Btw-id ontbreekt: klant kan btw niet terugvorderen
- Te vage omschrijving: ‘werkzaamheden’ is onvoldoende, beschrijf de aard van de prestatie
- Geen leverdatum vermeld: alleen de factuurdatum is niet voldoende
- Gat in de factuurnummerreeks: vermijd dit, gebruik een doorlopende reeks
- Verkeerd btw-tarief toegepast: check het tarief per product of dienst
- Factuur te laat verstuurd: na de 15e van de volgende maand ben je te laat
- KOR-vermelding vergeten: vermeld altijd de reden voor btw-vrijstelling als je onder de KOR valt
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een correcte factuur staan?
Een correcte factuur bevat minimaal de volledige naam en het adres van jou als ondernemer en van je klant, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum en de leverdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product, de prijs per eenheid exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag in euro’s, en het totaalbedrag inclusief btw. Ontbreekt een van deze gegevens, dan is je factuur juridisch onvolledig en kan je klant de btw niet in aftrek brengen.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Je bent wettelijk verplicht om al je facturen zeven jaar te bewaren. Dit geldt zowel voor de facturen die je verstuurt als voor de facturen die je ontvangt van leveranciers. Digitale facturen mag je digitaal bewaren, mits ze raadpleegbaar en ongewijzigd zijn. Zorg altijd voor een betrouwbare back-up, want de Belastingdienst kan tot zeven jaar terug een boekenonderzoek instellen. Verwijder dus nooit facturen eerder dan na zeven jaar.
Wat is een creditfactuur en wanneer stuur ik er een?
Een creditfactuur stuur je als je een eerder verzonden factuur wilt corrigeren of annuleren. Dat kan zijn omdat een klant goederen heeft geretourneerd, omdat er een fout in het bedrag stond of omdat de opdracht niet is doorgegaan. Op de creditfactuur vermeld je een negatief bedrag en je verwijst altijd naar het factuurnummer van de originele factuur. Vergeet niet om ook de btw aan te passen in je btw-aangifte: een creditfactuur verlaagt de btw die je moet afdragen.
Mag ik factureren zonder btw als ik onder de KOR val?
Ja, als je gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR) en je omzet in een kalenderjaar onder de 20.000 euro blijft, dan ben je vrijgesteld van btw. Je rekent geen btw aan je klanten en je vermeldt dat op je factuur met de zin: ‘btw vrijgesteld op grond van de Kleine Ondernemersregeling’. Houd er rekening mee dat je dan ook geen btw kunt terugvragen op je zakelijke inkopen, dus weeg goed af of de KOR voor jou voordelig is.
Binnen hoeveel dagen moet ik een factuur sturen?
Je bent verplicht om een factuur uit te reiken binnen 15 dagen na afloop van de kalendermaand waarin je de dienst hebt geleverd of het product hebt verkocht. Lever je op 10 mei, dan moet de factuur uiterlijk op 15 juni de deur uit. Dit is een wettelijke eis, geen aanbeveling. Stuur je te laat, dan loop je het risico op een naheffing of een boete bij een controle. Stel facturen dus direct op na afronding van een opdracht.
