Je hebt je eerste opdracht afgerond als zzp’er en nu wil je betaald worden. Klinkt simpel, maar een factuur is meer dan een bedrag op papier: de Belastingdienst stelt verplichte eisen aan wat er minimaal op moet staan. Stuur je een onvolledige factuur, dan kan je klant die terugsturen of weigeren te boeken als zakelijke kosten.
In deze gids doorlopen we stap voor stap hoe je als zzp’er een correcte factuur opstelt. We behandelen alle verplichte gegevens, de btw-regels (inclusief de gevolgen van de Kleine Ondernemersregeling), het belang van een doorlopend factuurnummer en hoe je omgaat met late betalers. Raadpleeg voor actuele bedragen en uitzonderingen altijd de website van de Belastingdienst.
In het kort
- Een zzp-factuur moet minimaal twaalf verplichte elementen bevatten, waaronder je KvK-nummer en btw-id.
- Gebruik altijd een doorlopend, uniek factuurnummer en houd daarmee een logische volgorde aan.
- Bij de Kleine Ondernemersregeling (KOR) mag je geen btw op je factuur vermelden; vermeld dit expliciet.
- Je bent wettelijk verplicht je administratie, inclusief alle facturen, zeven jaar te bewaren.
Wat moet er verplicht op een factuur als zzp’er?
De Belastingdienst schrijft voor welke gegevens minimaal op elke zakelijke factuur moeten staan. Ontbreken een of meer verplichte elementen, dan is de factuur formeel ongeldig en kan je klant de btw niet aftrekken. In de praktijk zal een professionele opdrachtgever zo’n factuur terugsturen met het verzoek hem opnieuw in te sturen.
Onderstaande tabel geeft een overzicht van alle verplichte vermeldingen op een zzp-factuur. Let op dat zakelijk-naar-zakelijk (B2B) iets strengere eisen kent dan facturen aan particulieren.
| Verplicht element | Toelichting |
|---|---|
| Jouw volledige naam of bedrijfsnaam | Exact zoals geregistreerd bij de KvK |
| Jouw adres | Zakelijk adres of thuisadres als je vanuit huis werkt |
| Naam en adres van je klant | Volledige bedrijfsnaam + vestigingsadres |
| KvK-nummer | Je inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel |
| Btw-identificatienummer (btw-id) | Formaat: NL000000000B01 (of B02, B03, …) |
| Factuurnummer | Uniek en doorlopend; eigen indeling mogelijk |
| Factuurdatum | Datum van uitgifte van de factuur |
| Omschrijving van de dienst of het product | Duidelijk genoeg voor de Belastingdienst |
| Hoeveelheid en prijs per eenheid | Bijv. 8 uur a 95 euro per uur |
| Bedrag exclusief btw | Het subtotaal voor btw-berekening |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Gewoonlijk 21%; bij KOR: ‘Btw verlegd’ of vrijgesteld |
| Totaalbedrag inclusief btw | Het eindbedrag dat de klant betaalt |
Je eerste factuur maken: een stappenplan
Je eerste factuur stuur je als zzp’er nadat je een opdracht hebt afgerond, of tussentijds als dat in de overeenkomst is afgesproken. Een factuur hoeft geen mooi ontwerp te hebben; het gaat om de juiste inhoud. Word, Excel of een online tool: alle drie zijn prima, zolang alle verplichte gegevens erin staan.
- Stel een eenvoudige factuurtemplate in: naam, adres, KvK-nummer en btw-id staan er standaard in, zodat je die nooit vergeet.
- Vul het factuurnummer in. Begin met 2024-001 of een eigen logica en verhoog het nummer bij elke nieuwe factuur met één.
- Vermeld de factuurdatum van vandaag en de naam en het adres van je klant.
- Schrijf een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product, inclusief het aantal uren of stuks en het uurtarief of stuksprijs.
- Bereken het bedrag exclusief btw, tel de btw (21% of 9%) op en vermeld het totaalbedrag inclusief btw apart.
- Vermeld je betalingsgegevens: IBAN, naam rekeninghouder en de betaaltermijn (standaard 14 of 30 dagen).
- Sla de factuur op als PDF, stuur hem naar je klant en bewaar een kopie in je administratie.
Btw op je zzp-factuur: tarieven en de KOR
Als zzp’er ben je in de meeste gevallen btw-plichtig en reken je 21% btw over je diensten. Sommige diensten vallen onder het 9%-tarief (bijv. bepaalde culturele of agrarische activiteiten) of zijn btw-vrijgesteld (bijv. medische diensten, onderwijs). Controleer op belastingdienst.nl welk tarief voor jouw werk geldt, want een verkeerd btw-tarief op je factuur moet later worden gecorrigeerd via een creditnota.
De Kleine Ondernemersregeling (KOR) is een vrijwillige regeling voor ondernemers met een omzet onder 20.000 euro per jaar. Als je voor de KOR kiest, hoef je geen btw aan te rekenen aan je klanten, maar dan mag je ook geen btw terugvragen op je inkopen. Meer informatie over de gevolgen voor je btw-aangifte voor beginners vind je in onze aparte gids.
- Btw 21%: standaard voor de meeste zzp-diensten (consultancy, bouw, IT, design, etc.)
- Btw 9%: van toepassing op bepaalde diensten zoals kappers, schilders (arbeidsintensief) en bepaald cultureel werk
- Btw 0%: bij export buiten de EU of intracommunautaire leveringen aan btw-plichtige EU-klanten
- Btw-vrijgesteld: onderwijs, medische zorg, journalistiek (deels) — je rekent geen btw en vraagt geen btw terug
- KOR-vrijstelling: geen btw op factuur; vermeld ‘Vrijgesteld van btw op grond van de KOR’
Factuurnummering: doorlopend en uniek
De Belastingdienst eist dat elk factuurnummer uniek is en dat de nummering doorlopend is. Dat betekent niet dat er geen gaten in mogen zitten, maar wel dat je hetzelfde nummer nooit twee keer mag gebruiken en dat de volgorde logisch is. Je bepaalt zelf de opbouw: puur numeriek (001, 002, 003), met jaar als prefix (2024-001) of met klantcode (KLANT-001). Kies een indeling en houd die consequent aan.
Heb je een fout gemaakt op een verstuurde factuur? Stuur dan een creditnota met een verwijzing naar het originele factuurnummer, gevolgd door een nieuwe, gecorrigeerde factuur met een nieuw nummer. Pas een al verzonden factuur nooit aan zonder creditnota, want dat is in strijd met de administratieve verplichtingen en maakt je btw-boekhouding incorrect.
Betaaltermijn en aanmaning bij niet-betalen
Er is geen wettelijk verplichte standaard betaaltermijn voor facturen aan particulieren, maar voor zakelijke transacties geldt bij ontbreken van een afspraak een maximumtermijn van 30 dagen (Wet betalingstermijnen). Spreek je betaaltermijn altijd expliciet af: vermeld die op je factuur en noem hem ook in je offerte of opdrachtsbevestiging. Veertien of dertig dagen zijn gangbaar bij zzp-opdrachten.
Wordt een factuur niet op tijd betaald, stuur dan na het verstrijken van de termijn een vriendelijke betalingsherinnering. Volgt daarna nog steeds geen betaling, dan kun je een formele aanmaning sturen. Zorg dat je een zakelijke rekening gebruikt, zodat zakelijke betalingen altijd duidelijk te onderscheiden zijn van je prive-uitgaven en je administratie klopt.
- Vermeld de betaaltermijn (bijv. ’14 dagen na factuurdatum’) altijd op de factuur
- Stuur na het verstrijken van de termijn eerst een vriendelijke herinnering
- Volgt daarna geen betaling, stuur dan een formele aanmaning met nieuwe termijn
- Bij aanhoudende wanbetaling kun je een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen
- Zakelijke schuldenaren zijn bij overschrijding van de termijn wettelijk rente verschuldigd
Bewaarplicht: 7 jaar administratie
De Belastingdienst verplicht je al je facturen en overige administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Die termijn gaat in op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de factuur is opgemaakt. Facturen van onroerende zaken (bijv. een bedrijfspand) bewaar je zelfs tien jaar. Bewaar je administratie digitaal of op papier, zolang ze leesbaar, volledig en ongewijzigd zijn en je ze op verzoek aan de Belastingdienst kunt tonen.
Sla facturen bij voorkeur geordend op per jaar en per klant, zodat je bij een eventuele controle snel kunt terugvinden wat je nodig hebt. Gebruik je een boekhoudpakket, dan slaat dat doorgaans je facturen automatisch op. Zorg wel voor een regelmatige back-up buiten het pakket, zodat je bij een storing of faillissement van de softwareleverancier je data niet kwijtraakt. Hoe je een correcte factuur archiveert is onderdeel van een bredere boekhoudkundige discipline, maar begint bij elk document geordend opslaan zodra je het verstuurt of ontvangt.
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een factuur als zzp’er?
Een zzp-factuur moet minimaal bevatten: jouw volledige naam en adres, de naam en het adres van je klant, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, een uniek doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw. Ontbreekt een van deze elementen, dan is de factuur formeel ongeldig en kan je klant de btw niet aftrekken. De actuele eisen staan op belastingdienst.nl.
Welk btw-tarief gebruik ik als zzp’er?
De meeste zzp’ers rekenen 21% btw over hun diensten. Voor sommige diensten geldt het verlaagde tarief van 9%, zoals voor kappers, schilders (arbeidsintensieve diensten) en bepaald cultureel werk. Bepaalde diensten zijn btw-vrijgesteld, zoals medische zorg en onderwijs. Controleer voor jouw specifieke situatie altijd belastingdienst.nl, want de indeling kan complexer zijn dan het op het eerste gezicht lijkt en een verkeerd tarief moet later worden hersteld via een creditnota.
Wat is de Kleine Ondernemersregeling (KOR) en wat betekent die voor mijn factuur?
De KOR is een vrijwillige btw-vrijstelling voor ondernemers met een jaaromzet onder 20.000 euro. Als je ervoor kiest, reken je geen btw aan je klanten en hoef je geen btw-aangifte te doen, maar je kunt ook geen btw op je inkopen terugvragen. Op je factuur vermeld je dan geen btw-bedrag, maar schrijf je expliciet dat je btw-vrijgesteld bent op grond van de KOR. Vergeet je dat te vermelden, dan loop je het risico dat de Belastingdienst toch btw van je vordert. Meld je aan voor de KOR via Mijn Belastingdienst.
Hoe kies ik een factuurnummer-indeling?
Je bent vrij in de indeling van je factuurnummers, zolang elk nummer uniek is en de nummering doorlopend is. Populaire indelingen zijn: 2024-001 (jaar plus volgorde), F-001 (prefix plus volgorde) of een combinatie met een klantcode. Kies een systeem dat je consequent volhoudt en nooit een nummer hergebruikt. Gaten in de nummering zijn toegestaan, bijvoorbeeld als je een factuur annuleert via een creditnota.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
De wettelijke bewaarplicht voor facturen en andere administratie is zeven jaar, gerekend vanaf 1 januari van het jaar volgend op het jaar van opmaken. Voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken geldt een bewaarplicht van tien jaar. Bewaar je facturen digitaal of op papier, zolang ze leesbaar, volledig en authentiek zijn. De Belastingdienst kan bij een boekenonderzoek vragen al je facturen uit de bewaarperiode te overleggen.
